日本法令 マイナンバー取得・保管セット 従業員のマイナンバーおよび報酬料金等支払先、株主、不動産賃貸人等のマイナンバーの管理を簡単・低コスト・確実に実現する管理セット

アイテム個人番号台帳兼届出書(表面)

個人番号台帳兼届出書とは、マイナンバーの取得を従業員個人別に、世帯単位で取得することのできる帳票です。
取得後はそのまま台帳として管理・保管することができます。

個人番号台帳兼届出書

従業員ごと世帯単位で記入するようになっているので、マイナンバーの取得やその後の管理が効率的に行えます。

最上段に従業員本人記入欄
その下に国民年金第3号被保険者欄
最後に8名連記の扶養親族欄を設けています。
マイナンバーは法律によって、限定的に明記された事務処理を行う必要がある場合のみ、保管することができると決まっています。
つまり、その処理を行う必要がなくなった場合には速やかに廃棄又は削除しなければなりません。

たとえば、扶養親族でなくなった等で扶養親族のマイナンバーを処理する必要が無くなった場合には、該当する人のマイナンバーのみを削除しなければなりません。
この台帳なら、ミシン目で該当者のマイナンバー部分を切り離すことができますので、台帳そのものを廃棄せずに該当者だけのマイナンバーのみを廃棄することができます。
国民年金第3号被保険者の届出では、第3号被保険者が事業主に対して届出を行う必要があります。しかし、実務上は従業員本人を経由して取得することになることが多いと思います。

つまり代理の関係になります。
そこで、扶養親族欄とは別に第3号被保険者の欄を設け、第3号被保険者については「個人番号の提供に関する事務について、本人に委任します」との文言を明記し、委任状をかねる形で住所、氏名、押印項目を設けてあります。
最下段には、会社担当者が本紙を用いてマイナンバーを取得した「取得年月日」のほか、本人確認を行った書類名、責任者、取扱者が確認を行ったことの証としての押印欄を設けています。
後々のリスク管理に役立ちます。

アイテム個人番号台帳兼届出書(裏面)

利用目的の特定・明示文書や一目でわかる本人確認書類のチェックリストも兼ねています。

個人番号台帳兼届出書(裏面)

番号法に基づき、マイナンバーを取得するときは、利用目的を本人に通知又は公表しなければなりません。この帳票はその利用目的の特定・明示文書を裏面にあらかじめ印刷することで、その機能を兼ねています。

利用目的の特定部分である取扱事務一覧は現段階で想定できる事務を記載しています。 この一覧に記載のない事務で利用しなければならない場合が生じたときには、別途利用目的の変更の事務が必要です。
マイナンバーを取得する際は、
・正しい番号であることの確認(番号確認)
・現に手続きを行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認(身元確認)
の2つの確認がが必要です。
自身に必要な本人確認書類が複数のパターンあるの場合でも、このチェックリストを見れば必要な書類が一目でわかるようになっています。

アイテム個人番号取得用封筒

マイナンバーは要保護性の高い個人情報ですので、関係者以外の目に触れることの無いよう、十分な配慮をしなければなりません。
このマイナンバー専用の封筒にはさまざまなセキュリティ対策が施されています。

個人番号取得用封筒

マイナンバーは要保護性の高い個人情報ですので、関係者以外の目に触れることの無いよう、十分な配慮をしなければなりません。
このマイナンバー専用の封筒には表面には朱書きで、「重要書類在中」の文字を記載し、内容物の重要性を簡単に視認できるように工夫されています。
さらに封入書類が透けないよう、色をグレー、紙を厚手にしたうえ、さらに封筒内面には地紋印刷を施し、大切な特定個人情報を守ります。
誤配等の事故の際にも、関係者以外が誤って開封することの無いよう、裏面に「担当者以外開封厳禁」の朱書きや心当たりの無い場合には「受取人」又は「差出人」まで連絡をもらう旨の注意喚起文を印刷しています。

アイテム個人番号台帳保管パック

個人番号台帳兼届出書と扶養親族の人数分の本人確認書類等を世帯単位で保管・管理ができる専用封筒です。

個人番号台帳保管パック

「個人番号台帳兼届出書」はもちろん、「本人確認書類のコピー」等の関係書類をすべてまるごと、この「保管パック」に入れて一括管理できます。切り込み窓の位置は届出書にピッタリ一致。

また、紙でのアナログ管理を行う場合にも、特定個人情報ガイドラインに従って、特定個人情報の取扱状況のわかる記録を作成し保存する必要があります。
この封筒型の保管パックの表、裏面には保管されている個人番号に関する取扱履歴を記載できる管理表を設けてあります。

アイテム個人番号台帳保管バインダー

すべてを封入した個人番号台帳保管パックは専用バインダーでの保管が便利です。

個人番号台帳保管バインダー

関係書類を封入した従業員人数分の個人番号台帳保管パックを綴りこむ専用バインダーです。
このバインダーはいわば書類ベースの「特定個人情報ファイル」にあたるものですので、そのまま金庫等で保管し、管理者を特定し、物理的安全管理措置が施された方法で管理することで、簡単でわかりやすく、かつ安全なマイナンバーの管理が可能です。

アイテム個人番号台帳兼届出書(表面)

個人番号台帳兼届出書とは、マイナンバーの取得を支払先別に、取得することのできる帳票です。
取得後はそのまま台帳として管理・保管することができ、個人番号が不要になった場合の廃棄も簡単に行うことができます。
厚手の上品なクリーム色の用紙を使用しており、長期保存にも耐えることができます。

個人番号台帳兼届出書(表面)

マイナンバーを取得する際は、
・正しい番号であることの確認(番号確認)
・現に手続きを行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認(身元確認)
の2つの確認がが必要です。
自身に必要な本人確認書類が複数のパターンあるの場合でも、このチェックリストを見れば必要な書類が一目でわかるようになっています。
また、個人番号及び特定個人情報の取扱いについての確認欄も設けているので、マイナンバー法の求める利用目的の特定・通知義務を支払先が確認したという証拠にもなります。
報酬料金等支払先、株主等配当の支払先、不動産賃貸人等を上部でチェックできます。
また、整理番号や備考には、株主番号や関係者番号、不動産名などを記入できるので、整理がしやすくなっています。
事務実施者がこの帳票を用いてマイナンバーの取得と廃棄をした場合には、その日と事務担当者の署名をすることで後々のリスク管理に役立ちます。
表面右側は「個人番号」管理箇所になります。
個人番号記入欄と、番号確認書類の貼付欄があります。
確認書類のコピーを帳票に貼付することで、帳票と一体として管理することができます。
また、中央にミシン目があることで、個人番号が不要になった場合、ファイリングしたまま「個人番号」管理箇所だけ切り取ることができ、その他の個人情報は保管しておくことができます。

アイテム個人番号台帳兼届出書(裏面)

利用目的の特定・明示文書も兼ねています。

個人番号台帳兼届出書(裏面)

番号法に基づき、マイナンバーを取得するときは、利用目的を本人に通知又は公表しなければなりませんが、この帳票はその利用目的の特定・通知文書を裏面にあらかじめ印刷し、その機能を兼ねています。
社印・責任者印を押印するだけで、利用することができます。
利用目的は現段階で想定できる事務を記載しています。記載のない事務で利用しなければならない場合が生じたときには、別途利用目的の変更の事務が必要です。

アイテム利用記録簿

個人番号の取得・廃棄以外にファイルを使用する場合に履歴を残すための利用記録簿です。
誰が、いつ、どのような用件で利用したかを記入することで、特定個人情報を安全に管理することができます。

利用記録簿

アイテム仕切版(3枚)

株主と不動産賃貸人など複数の種別の台帳を1つのファイルで保管する場合に仕切としてご使用いただけます。

仕切板

アイテムマイナンバーご提供のお願い

個人番号台帳兼届出書を支払先等へ渡す時の鑑です。
提出書類・提出期限・提出先・問い合わせ先を記入することで、間違いなく提出してもらうことができます。

マイナンバーご提供のお願い

アイテム個人番号保管用ファイル

確認が終わった個人番号台帳は専用のファイルに保管すると便利です。
このファイルは「特定個人情報ファイル」にあたるものですので、そのまま金庫等で保管し、管理者を特定し、物理的安全管理措置が施された方法で管理することで、簡単でわかりやすく、かつ安全なマイナンバーの管理が可能です。

個人番号保管用ファイル