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令和4年1月の電子帳簿保存法が改定し、2年後には電子データ保存が義務化。メールで送られた請求書の紙保存ができなくなり、いままで請求書を紙保存していた企業の業務は大きく変化します。制度義務化に向け、企業は法的要件を満たすだけではなく、オペレーション・セキュリティ・バックアップなど多岐にわたる課題を整理し対策をする必要があります。想定外の課題であわてないために、デジタル化の準備を始めていきましょう。たのめーるでは、電子帳簿保存法を見据えたデジタル化推進をサポートいたします。
そもそも、電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法とは、国税関連の帳簿や書類を電子データとして保存することを認める法律です。略して電帳法とも呼ばれています。
電子帳簿保存法は、大きく分けて3つの保存方法に区分されております。1つ目はパソコンソフトなど電子的に作成した書類をそのまま電子データとして保存する「電子帳簿等保存」、2つ目は紙の書類をスキャナー等で読み取り、画像データとして保存する「スキャナ保存」、そして最後に電子的に授受した書類をデータで保存する「電子取引」です。
電子帳簿保存法に向けて具体的に何を準備したらいいのか、お悩みの方へ、当ページにておすすめの商品・サービスをご提案いたします。
デジタル化が進まない3つの障壁
企業の多くが電子帳簿保存法の対応が進んでいない状況です。義務化の期限やデジタル化の重要性はわかっていても、なかなか進められない主な理由は3つあり、それぞれの課題をクリアしていく必要があります。
1.利用する人のリテラシー不足
デジタル化に慣れていないとオペレーションミスが発生します。デジタル化推進には簡単であることが重要な要素です。
2.情報漏えいが不安
電子データは検索などの利便性が高まりますが、反面漏えいのリスクも高まるため、安全に利用できる対策が必要です。
3.システム導入コストが高い
デジタル化するにはシステム導入が不可欠です。ただし、デジタル化をする前に、自社に合うシステム選定は困難です。過剰な機能を積んだ高コストなシステム導入をしないために一度デジタル化を経験することが重要です。
３つの課題をクリアしてデジタル化推進する企業メリット
デジタル化が進まない３つの課題をクリアし、簡単・安全・低コストでデジタル化をはじめることによって企業成長にも繋がります。
場所問わず書類の管理、すぐに検索できるので「簡単」
どこからでもアクセス可能！
- 場所を問わず、どこからでも閲覧・管理・共有可能でテレワーク可能に
- 書類受領までのリードタイムの短縮
書類がすぐに見つかる！
- 過去の取引など見たい文書・取引のファイル名を検索して簡単すぐに書類参照可能
- クラウド連携で、保管する文書・取引ごとに自動で簡単にフォルダー管理・保管
誤送信や紛失、自然災害などから情報を守る「安全性」
セキュリティ強化！
- 紙で保管する紛失･破損のリスク回避
- 手作業による誤送信のリスク回避
BCP対策！
- 自然災害などの緊急事態に遭遇した時でも、早期復旧が可能
- クラウド連携で変更削除履歴が残るので操作ミスや犯罪被害によるデータ削除が容易に素早く復元可能
費用と時間を大幅に削減し「コスト削減」
コスト削減！
- 紙書類の保管スペース削減
- 書類管理や検索などの経理業務の工数削減
業務効率のUP！
- 紙書類を保管・検索する手間が省ける
- 紙書類を破棄する手間が省ける
3つの課題を解決！デジタル化ソリューション提案
デジタル化が進まない３つの課題をたのめーるが解決！お手頃価格の「brotherドキュメントスキャナー」とクラウドストレージサービス「たよれーるDropbox Business」で、デジタル化の本格運用が簡単に始められるソリューションをご提案いたします。簡単・安全・安価にデジタル化の運用がはじめられます。
活用イメージ
「brotherドキュメントスキャナー」から簡単操作で「たよれーるDropbox Business」に書類保存ができます。電子化した書類をDropbox Businessに保存することで、その後の管理・検索・共有・廃棄の業務を一元管理ができます。今までのファイリング作業、ファイリングした書類探し、文書保存箱に詰め替えて倉庫保存などの運用工数が削減されます。
brotherスキャナー× Dropbox Businessの３つポイント
簡単電子化
スキャナーから
Dropbox Businessに直接保存
スキャナーのタッチパネルの操作だけで「Dropbox Business」クラウドストレージへダイレクトにファイルを保存できます。
電子化後、
PCでファイル名の編集作業が不要
スキャナーのタッチパネル上でかんたんにファイル名付与ができ、PDF化した後のファイルのリネーム作業が不要となります。
業者要らず、簡単設定！
電話サポートで安心
「brotherドキュメントスキャナー」と「Dropbox Business」をつなぐだけ！複雑な設定はありません。もし、操作方法など分からないことがあれば電話サポートが受けられます。
安全保管
フォルダ・ファイル単位で
権限設定ができる
フォルダやファイルに誰がアクセスできるか、各ファイルにどのような権限を許可するのか、など権限設定を細かく行えます。
誰が、いつ、どのデバイスで
アクセスしたかわかる
「監査ログ」機能を使うことで、誰が、いつ、どのデバイスからアクセスしたかなどを確認することも可能です。
バックアップ不要！
180日間バージョン履歴を保持
誤ってファイルの削除しても復元が可能です。また、上書きされたファイルでも、任意のバージョンに復元が可能です。
※Dropbox standardプランの場合
とにかく安く電子化が始められる
brotherスキャナーと
Dropbox ビジネスを導入するだけ
brotherのスキャナー52,800円～と
たよれーる Dropbox Business 1,500円～／月を
導入するだけ！電子化をするためのシステム導入コストが
抑えられます。
たのめーるおすすめ brother ドキュメントスキャナー
クラウド連携対応の高機能モデル
100枚の大容量給紙で約60枚/分のスピード。集中スキャン業務にも対応できるハイエンドモデル。
クラウド連携対応の高機能モデル
大画面液晶操作でクラウドにも対応。Wi-Fi対応のネットワークモデル。在宅ワークを支える１台に。
クラウドストレージ たよれーる Dropbox Business
お悩み別！デジタル化お役立ち商品
デジタル化で「こんなことがしたい」をたのめーるがお手伝い！お客様のお悩み別にたのめーるおすすめ商材をご紹介いたします。
「紙を電子データにしたいけど…紙資料が膨大で時間がかかる」を解決！
手元にある大量の紙資料を電子化するのは思ったより時間がかかって大変。大量の原稿をあっという間にスキャンできる高性能のスキャナーが大活躍！
最大読取サイズ 幅215.9×長さ355.6mm
ネットワーク標準対応で高い生産性を実現するシンプルモデル
最大読取サイズ 幅216×長さ356mm
| お申込番号 | 484-4006 |
|---|---|
| 在庫状況 | 在庫わずか |
- 提供価格(税込)
- 60,280円
領収書や名刺、カード、パスポートまで幅広くスキャン。
最大読取サイズ 幅215.9×長さ297mm
直感的に使えるタッチパネル液晶搭載、無線LAN対応のコンパクトスキャナー。
「紙を破棄したいけど…作業に時間がかかるし、情報漏洩が心配」を解決！
デジタル化して不要になった紙文書を破棄したいけど、量が多いし、情報漏洩も心配。小裁断できるシュレッダーなら、高セキュリティかつ裁断くずの量も減らせます。普段発生する書類ならシュレッダーで十分ですが、保存文書など量が多い文書の場合はそんな時は箱に詰めるだけの書類溶解サービスもおすすめ！
最大細断枚数 A4：約10枚、連続運転 約10分
多機能でローコスト。しかもマイクロカット！
最大細断枚数 A4：約300枚、連続運転 約60分
自動細断で時間短縮に活躍！ 大容量静音モデル。
最大細断枚数 A4：約17枚、連続運転 約60分
パワフル＆大容量！
最大細断枚数 A4：約11枚、連続運転 約120分
世界最小レベルの極小細断を実現したハイセキュリティモデル
「電子データをバックアップしたいけど…難しそうだし、準備が大変そう」を解決！
電子データは便利な反面、システム障害やウイルス被害、自然災害で消失する可能性も・・・万が一に備えてバックアップもご検討ください。簡単バックアップ製品はこちらから。
タンベルグ純正RDXドライブ
取り扱いやすく丈夫な設計。
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信頼の高品質、タンベルグデータ社製RDX。扱いやすい丈夫な設計。
電子帳簿保存法改定のポイント
そもそも2022年1月の「電子帳簿保存法」改正で今までと何が変わるのか。今回の改定のポイントは大きく２つ、請求書を含む「国税関係帳簿書類」の「スキャナ保存の緩和」と「電子データ保存の義務化」です。
「スキャナ保存の緩和」
今まで電子化の手間となっていた、申請や事務処理要件が撤廃され、どの企業でも国税関係書類の電子化が可能になります。
- 最短3営業日以内に電子化が必要
- 書類別、日付、金額の範囲を指定し2つ以上の項目で検索
- 定期検査を実施後に紙(原本)を処分
- 最長2か月+7営業日以内に電子化すればOK
- 取引先名、日付、金額で検索
- 定期検査不要で、スキャンした紙(原本)は即処分可能
「電子データ保存の義務化」
電子的にやり取りする取引は、電子保存することが“義務”規定となり、メールで送られた請求書PDFを印刷して紙で保存することができなくなります。
電子データから印刷して保存してもOK
電子データは電子データのまま保存しないとならない
改訂に伴い、電子でやり取りした書類は電子保存が必須になる一方
紙文書の電子化はやりやすくなりました！
まずは、電子データを「保存」「管理」する仕組みの導入準備が必要となります。
直前であわてない為にいまからデジタル化を推進することで
コスト削減や業務効率UPなど企業の生産性向上にも繋がります。
いまから、デジタル化をはじめませんか。
