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紙の電子化で、文書のライフサイクルをＤＸ
紙文書の課題は時間が解決してくれません。
課題を放置するとかえって蓄積されてしまう厄介な問題です。
そのため、ペーパレスに向けた取り組みをしている企業は多いのではないでしょうか？
しかし、「紙を完全に無くすこと」が必ずしも生産性の向上につながるわけではありません。
例えば実績表などプロジェクターで投影するよりも紙で配布したほうが伝わりやすかったりします。
たのめーるでは、お客様に寄り添って考えたときに「紙＝悪い事」 ではなく、
紙の良さはそのまま生かしていただきたいと思っています。
そのため、紙・デジタルにとらわれず、
まず実行しやすい紙文書の課題解決案を文書ライフサイクルに沿ってご紹介いたします。
課題①：【発生】紙書類が多く根強いハンコ文化を変えたい
最大の解決策は紙を発生させないこと、そのための仕組みづくりは一筋縄にはいきません。
まずは、書類を電子化することから始めましょう
紙書類を電子化することで、場所を選ばず共有することができます。
さらにテレワークにおいても重要なプロセスになり、出社ができない緊急時の備えとなります。
事務所内でまとめてスキャンするのに便利！様々なサイズの書類に対応スキャナー
最大読取サイズ 幅215.9×長さ355.6mm
最大読取サイズ A3
部署単位で所有したりテレワーク時に便利なモバイルスキャナー
約700ｇのコンパクト型
約300gの軽量＆超小型
場所を選ばずスピーディーに書類を電子化するDropBox スキャンアプリ
場所を選ばずスピーディーに書類を電子化するDropBox
たよれーる Dropbox
1ユーザー 月額1,500円(税別)/ユーザー
「たよれーる Dropbox Business」は、クラウドストレージサービス「Dropbox Business」に、大塚商会による安心の電話サポートをセットにし、月額のご利用料金でご提供する大塚商会オリジナルの法人向け サービスです。
課題②：【活用】電子化した書類の加工方法が分からない
電子化した文書を加工できる環境を整えましょう。
電子化した文書の加工ができれば、パソコン1台で仕事ができる環境が整います。
電子化した書類を加工するAdobe acrobat DC Pro
Adobe acrobat DC Pro なら電子印鑑やPDFデータの編集・保護・整理が可能！
Adobe acrobat DC Pro
1ユーザー 月額2,100円(税別) ～
「Adobe Acrobat DC」と、大塚商会の「たよれーる」サポート＆サービスを組み合わせたサービスです。 サブスクリプション方式で常に最新アプリやセキュリティのアップデートをご利用でき、月額払いで毎月の経費として処理できます。
電子文書に直接なつ印！コストも時間もスマートに！
課題③：【保管/検索】文書を探すのに時間がかかる
電子化した文書を保管するにはオンラインストレージがおすすめです。
オンラインストレージを使うことで、
文書の保管だけでなく、検索や共有も簡単にできます。
電子文書の検索性をあげて保管するDropBox
Dropboxを使えば共有サーバーとして利用できるので保管に便利
たよれーる Dropbox Business
1ユーザー 月額1,500円(税別)/ユーザー
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紙文書は、検索性を上げて保管できるKATASUがおすすめ
課題④：【保存】紙文書がスペースを逼迫している
2021年1月1日電子帳簿保存法が改正され、文書の電子化のハードルが下がります。
とはいえ、文書をスキャニングするには莫大な労力、
または費用が掛かるのに対して保存文書は使用用途が少ないため足踏みしてしまうことも・・・
紙の保存文書は外部倉庫に預けてオフィススペースを有効活用しましょう！
お客様の書類をセキュリティ万全な倉庫でお預かりサービスセービングBOX！
課題⑤：【破棄】紙文書の処分が手間、セキュリティが心配
紙文書の処分は安全性はもちろん、
労力を考慮する必要があります。
普段発生する書類ならシュレッダーで十分ですが、
保存文書など量が多い文書の場合は溶解処理がおすすめです。
大量の書類を安全に処理するには書類溶解サービス Webメルティ
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- 提供価格(税込)
- 1,980円
日々発生する書類を安全に処理するにはマイクロカットシュレッダー
最大細断枚数 A4：約10枚、連続運転 約10分
最大細断枚数 A4：約15枚、連続運転 約30分
最大細断枚数 A4：約300枚、連続運転 約60分
最大細断枚数 A4：約17枚、連続運転 約60分
オフィスのＤＸ推進で解決 他２つのテーマから課題を選択
テレワークだけじゃない！社内業務をDX推進
テレワークをするなら、従業員一人一人にノートPCは必須！
個人用のパソコンを利用するのは危険です。
業務で利用するPCにおいてもセキュリティソフトで安全に利用しましょう。
また、社内業務に便利なソフトの紹介もいたします。
オンライン商談を実現して社外向け業務をＤＸ
顧客もテレワークが進み、オンライン商談の機会が増えました。
オンラインで商談をすることにより移動時間が不要になり、効率的に業務を進めることができます。
また、商品の魅力を上手に伝えられるよう、あらかじめ動画を作成たり周辺機器を揃えましょう。
