紙の電子化で、文書のライフサイクルをDX

紙文書の課題は時間が解決してくれません。
課題を放置するとかえって蓄積されてしまう厄介な問題です。
そのため、ペーパレスに向けた取り組みをしている企業は多いのではないでしょうか?
しかし、「紙を完全に無くすこと」が必ずしも生産性の向上につながるわけではありません。
例えば実績表などプロジェクターで投影するよりも紙で配布したほうが伝わりやすかったりします。
たのめーるでは、お客様に寄り添って考えたときに「紙=悪い事」 ではなく、
紙の良さはそのまま生かしていただきたいと思っています。
そのため、紙・デジタルにとらわれず、
まず実行しやすい紙文書の課題解決案を文書ライフサイクルに沿ってご紹介いたします。

紙の電子化で、文書のライフサイクルをDX

課題①:【発生】紙書類が多く根強いハンコ文化を変えたい

解決のポイント

最大の解決策は紙を発生させないこと、そのための仕組みづくりは一筋縄にはいきません。
まずは、書類を電子化することから始めましょう
紙書類を電子化することで、場所を選ばず共有することができます。
さらにテレワークにおいても重要なプロセスになり、出社ができない緊急時の備えとなります。

事務所内でまとめてスキャンするのに便利!様々なサイズの書類に対応スキャナー

TANOSEE αエコペーパー タイプRW A4 500枚…
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最大読取サイズ 幅215.9×長さ355.6mm

ブラザー JUSTIO ドキュメントスキャナー A3(半折り対応) 600dpi ADS-4900W 1台
お申込番号 682-4884
提供価格(税込)
95,150
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最大読取サイズ A3

PFU ScanSnap iX1600 A4 600dpi ホワイト FI-IX1600A 1台
お申込番号 682-0558
提供価格(税込)
56,100
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部署単位で所有したりテレワーク時に便利なモバイルスキャナー

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約700gのコンパクト型

ブラザー JUSTIO ドキュメントスキャナー A4 600dpi 両面同時読取 MDS-940DW 1台
お申込番号 585-1317
提供価格(税込)
19,800
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約300gの軽量&超小型

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場所を選ばずスピーディーに書類を電子化するDropBox スキャンアプリ

場所を選ばずスピーディーに書類を電子化するDropBoxたよれーる Dropbox

たよれーる Dropbox

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1ユーザー 月額1,250円(税別)/ユーザー

「たよれーる Dropbox Business」は、クラウドストレージサービス「Dropbox Business」に、大塚商会による安心の電話サポートをセットにし、月額のご利用料金でご提供する大塚商会オリジナルの法人向け サービスです。

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課題②:【活用】電子化した書類の加工方法が分からない

解決のポイント

電子化した文書を加工できる環境を整えましょう。
電子化した文書の加工ができれば、パソコン1台で仕事ができる環境が整います。

電子化した書類を加工するAdobe acrobat DC Pro

Adobe acrobat DC Pro なら電子印鑑やPDFデータの編集・保護・整理が可能!Zoom

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Adobe acrobat DC Pro

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「Adobe Acrobat DC」と、大塚商会の「たよれーる」サポート&サービスを組み合わせたサービスです。 サブスクリプション方式で常に最新アプリやセキュリティのアップデートをご利用でき、月額払いで毎月の経費として処理できます。

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電子文書に直接なつ印!コストも時間もスマートに!

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課題③:【保管/検索】文書を探すのに時間がかかる

解決のポイント

電子化した文書を保管するにはオンラインストレージがおすすめです。
オンラインストレージを使うことで、
文書の保管だけでなく、検索や共有も簡単にできます。

電子文書の検索性をあげて保管するDropBox

Dropboxを使えば共有サーバーとして利用できるので保管に便利 Dropbox

Dropbox

たよれーる Dropbox Business

1ユーザー 月額1,250円(税別)/ユーザー

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紙文書は、検索性を上げて保管できるKATASUがおすすめ

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課題④:【保存】紙文書がスペースを逼迫している

解決のポイント

2021年1月1日電子帳簿保存法が改正され、文書の電子化のハードルが下がります。
とはいえ、文書をスキャニングするには莫大な労力、
または費用が掛かるのに対して保存文書は使用用途が少ないため足踏みしてしまうことも・・・
紙の保存文書は外部倉庫に預けてオフィススペースを有効活用しましょう!

お客様の書類をセキュリティ万全な倉庫でお預かりサービスセービングBOX!

Webで出庫や溶解処理依頼が可能! Premiere Pro CC

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機密文書倉庫預かり セービングBOX

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課題⑤:【破棄】紙文書の処分が手間、セキュリティが心配

解決のポイント

紙文書の処分は安全性はもちろん、
労力を考慮する必要があります。
普段発生する書類ならシュレッダーで十分ですが、
保存文書など量が多い文書の場合は溶解処理がおすすめです。

大量の書類を安全に処理するには書類溶解サービス Webメルティ

TANOSEE αエコペーパー タイプRW A4 500枚…
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書類溶解サービス Webメルティ
お申込番号 573-5091
提供価格(税込)
1,980
カートに入れる(法人)

数量が異なる場合は回収ができません。数量が確定してからご注文をしてください。
また、同じ回収希望日で回収可能な箱数は20箱までです。

     【必読】ご利用の流れ(回収指示書ダウンロード)

日々発生する書類を安全に処理するにはマイクロカットシュレッダー

TANOSEE αエコペーパー タイプRW A4 500枚…
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"最大細断枚数 A4:約10枚、連続運転 約10分

アスカ マイクロカットシュレッダー A4 TMSA-01 1台
お申込番号 319-8812
提供価格(税込)
17,766
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" "最大細断枚数 A4:約15枚、連続運転 約30分

" 最大細断枚数 A4:約300枚、連続運転 約60分

最大細断枚数 A4:約17枚、連続運転 約60分

アスカ マイクロカットシュレッダー A3 S200M 1台
お申込番号 216-0278
提供価格(税込)
147,980
カートに入れる(法人)

最大細断枚数 A4:7枚、連続運転 5分

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