たのくんコラム

ビジネスマナーの基本を紹介していくよ♪

ビジネス電話、こうかける・こう受ける


「あの人の電話応対はすばらしい!」
そう評価されるビジネス電話の達人になりたいよね。


そのために大切なのは、“会社を代表して電話をかけている・受けている”という自覚を持つことじゃないかな。ていねいに、そして元気よく、電話をかけよう・受けよう。


効率的で感じのいいビジネス電話をするには何がポイントなのか、考えてみようか。


【かけるとき】

●かける前に用件をメモ書きしておこう

あれとこれとそれを伝えたかったのに、「これ」を言い忘れちゃった。またかけ直さなきゃ…。そういうかけ方は非効率だし相手の時間をムダにしてしまいそうだね。


●かける時間帯には注意しよう

お昼前ギリギリや、終業時間直前、このような時間帯は避けるのがマナー。正午から13時までのランチどきもNGだよね。また、始業開始直後も何かと忙しいもの。電話が立て込むと思われる時間は外してかけるようにできるといいね。


●長電話は禁物

忙しい人を相手にダラダラと話し続けるのは禁物。用件は要領よく伝えよう。結論から先に話すようにするといいね。


それと、かける相手が不在の場合も想定しておこう。「○○はあいにく外出中しております」と言われたとき、「あぁ、じゃあどうしようかな~。ええと…」なんてやっていると電話に出てくれた人をイライラさせちゃう。伝言をお願いする場合も要領よく伝えられるように、やっぱりメモの準備は大事だね。


【受けるとき】

●待たせない

3コール以内に取るのが理想。長く待たせてしまった場合は「お待たせいたしました」の一言を添えたいね。


●メモを取ろう

まず、電話をかけてきた人の社名とお名前を正確に聞き取ることが大切だよ。
誰からの、どのような用件での電話なのか、きちんとメモを取りながら話そうね。
メモの基本は「5W1H(誰が・いつ・どこで・何を・なぜ・どのように)」だと知っておこう。


●取り次ぎ方

自分あてではなく、社内の人に取り次ぐ場合は、電話をかけてきた人の社名とお名前を正確に伝えよう。
取り次ぐ相手がその電話に出られない場合は、・伝言を預かる・折り返し担当者から電話を入れる・改めて電話をいただく の3通りから対処法を選ぶようにしようね。


受け方であれ、かけ方であれ、マズい電話をしていたら、あなたが、ではなく、「○○社って感じ悪いわぁ」と言われちゃう。おお!とうならせる電話応対を目指そうね。